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关于各部门年度档案归档的通知
【字体: 】【2010/9/26】 【阅读:9350次】 【关 闭

公司各部门、各办事处:
  为进一步做好企业档案这项基础性工作,提高档案的利用率,使档案工作在企业发展中发挥更重要的作用, 现把09年度归档事宜通知如下:
  一、 归档时间 各部门年度档案材料归档截止时间为10月15日。
  二、 归档范围 重点做好下列反映本部门主要职能活动和基本历史面貌的各种形式的文件材料的归档工作:
  1. 上级和本部门制定的须贯彻执行的重要法规政策性文件,机构演变、负责人任免的文件材料;
  2. 重要会议、重大活动、重要科研、基建、设备、产品的有关文件和声像(照片、录音、录像)、实物材料;
  3. 重要问题的请示、报告、批复;
  4.工程合同(为提高利用率,公司将对合同进行扫描,所以请各办事处提供的合同要求原件)、协议及跟各相关单位重要的往来函件、回复等;
  5. 年度工作计划、总结、年度考评材料等;
  6. 综合统计报表;
  7. 公司获得的各类先进的文件、荣誉证书和奖杯、奖状等;
  8. 各类专业人员资格评审材料;
  9. 公司09年新评证书(执业、职称、专业岗位、职业技能、三类人员、五大员类证书);
  10. 集体活动照片和底片;
  11. 部门工作大事记;
  12.其他有保存价值的材料。
  三、归档要求
  1.各部门资料管理人员应根据要求,做好归档文件的预立卷工作,根据案卷内容做好卷内目录电子文档,随同案卷一起移交档案室。
  2.为提高档案利用率,方便重要档案的全文检索,重要文件材料、有参考利用价值的各类申报材料在做好纸质文件归档工作的同时,还应同时做好电子文件的归档工作,有条件的由责任部门自行刻制光盘,没有刻录机的联系档案室协助完成。
  3.归档的声像材料(照片、底片、录音带)应做好文字说明工作,主要包括:拍摄时间、地点、所反映的事件和人物,拍摄人姓名等。
  4.分公司、项目部的材料采购合同由主管部门、办事处相关部门负责备案存档;竣工项目的结算单由财务部门归档。
  5. 工程档案的归档工作仍以管辖范围按浙welcometo欢迎光临888集团字[2003]第3号文及浙welcometo欢迎光临888集团沪字[2005]第 6号文执行。
  6.考虑到档案的完整性,请各部门、办事处配合递交部门大事记或部门归档资料清单,以免该归档资料的遗漏。
  四、归档手续 归档时,携带归档案卷移交清单及卷内目录一式二份至公司档案室办理归档手续。
  五、归档质量 经检查,质量不符合要求的归档案卷退回档案形成部门进行整改,以确保进室档案的质量。 希各部门,各办事处按要求认真做好年度归档工作。

 
浙江welcometo欢迎光临888集团建筑集团股份有限公司 办公室
二O一O年九月二十六日
 
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